KSeF a zawiadomienie ZAW-FA – Skarbówka przypomina o obowiązku

Krajowa Administracja Skarbowa przypomina, że określone organizacje, spółki czy inne formy zrzeszeń powinny składać zawiadomienie ZAW-FA w ramach wdrażanego na terenie kraju Krajowego Systemu e-Faktur. W najbliższą sobotę w Urzędzie Skarbowym w Gnieźnie odbędzie się dzień otwarty związany z tą tematyką.

KAS przypomina, że spółki kapitałowe, jednostki samorządu terytorialnego, fundacje, stowarzyszenia, spółdzielnie oraz inne podmioty niebędące osobami fizycznymi, aby korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), powinny złożyć zawiadomienie ZAW-FA. Dokument ten jest niezbędny do tego, by móc wystawiać i odbierać faktury ustrukturyzowane w KSeF, a obowiązek ten nie dotyczy podmiotów posiadających kwalifikowaną pieczęć elektroniczną lub kwalifikowany podpis elektroniczny.

Formularz ZAW-FA to zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Jest on niezbędny dla podmiotów, które nie są osobami fizycznymi i nie mają możliwości uwierzytelnić się w systemie elektronicznie (np. spółki bez pieczęci kwalifikowanej).

Kto powinien złożyć formularz? Przede wszystkim podatnicy niebędący osobami fizycznymi, którzy nie posiadają pieczęci elektronicznej. Formularz ZAW-FA powinny złożyć również te podmioty, które posiadają kwalifikowaną pieczęć elektroniczną, ale nie zawiera ona numeru NIP.

Złożenie ZAW-FA pozwala na wyznaczenie pierwszej osoby fizycznej uprawnionej do zarządzania uprawnieniami w systemie KSeF w imieniu firmy tzw. superadministratora oraz pozwala na uzyskanie pełnego dostępu do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych a także nadawania dalszych uprawnień.

Formularz należy złożyć w formie elektronicznej za pośrednictwem e-Urzędu Skarbowego albo poprzez e-Doręczenia, lub w formie papierowej do właściwego Naczelnika Urzędu Skarbowego.

Przy tej okazji przypomina się, że od 1 stycznia 2026 r. zawiadomienie ZAW-FA składane przez ePUAP do urzędów skarbowych nie będzie uznawane za skutecznie doręczone. Ma to związek ze zmianą w przepisach dotyczących składania pism w formie elektronicznej. Więcej informacji można znaleźć na stronie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

W najbliższą sobotę 24 stycznia w godzinach od 9 do 15 w Urzędzie Skarbowym w Gnieźnie przy ul. Spichrzowej odbędzie się „Dzień otwarty z KSEF”, w ramach którego będzie można uzyskać dodatkowe informacje nt. wprowadzanej regulacji.